Praxistipp: Excel Rechnungen und GoBD

Praxistipp: Excel Rechnungen und GoBD

 

Die Erstellung von Rechnungen mit Excel ist auch nach den neuen GoBD Vorschriften möglich. Der Finanzwerker gibt Ihnen in diesem Artikel eine konkrete Anleitung wie Sie vorgehen müssen.

 

GoBD – Was ist das überhaupt?

 

Die vom Bundesministerium für Finanzen verfassten GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln die Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Am 01.01.2017 sind diese vollständig in Kraft getreten. Seitdem kursieren immer wieder Falschaussagen im Internet. Besonders Rechnungen, die mit Excel oder Word erstellt werden, stehen in der Kritik. Dabei ist es auch nach den neuen Regelungen immer noch möglich diese Programme zur Rechnungserstellung zu verwenden. Bevor Sie lernen wie Sie die GoBD in die Praxis umsetzen können, lassen Sie uns zunächst die Relevanz der GoBD erläutern.

Die GoBD gelten grundsätzlich für alle Unternehmer. Ob Sie lediglich als Selbständiger oder Kleinunternehmer agieren, spielt dabei keine Rolle. Das „G“ bei GoBD steht allerdings nicht für „Gesetz“ wie oft angenommen. Es handelt sich nur um Grundsätze, die niemals einen richtigen Gesetzgebungsprozess durchlaufen haben. Dennoch sollten die GoBD durchaus ernst genommen werden. Sie stellen nämlich im Wesentlichen eine Zusammenfassung der bisherigen Rechtsprechung dar. Im Klartext heißt das: Wenn Sie sich an die GoBD halten, werden Sie in keinem Fall Ärger mit dem Finanzamt bekommen. Missachten Sie die Vorschriften, könnte ein Finanzbeamter im Falle einer Betriebsprüfung die Aufbewahrung Ihrer Rechnungen für ungültig erklären. Er wird dann Ihre Ausgaben schätzen und das kann teuer werden.

Die Betonung liegt jedoch bei könnte. Ob das Finanzamt die Einhaltung der Regelungen tatsächlich so streng überprüft, bleibt fraglich. Besonders bei kleineren Unternehmen könnte ein Auge zugedrückt werden. Wer jedoch auf Nummer sicher gehen möchte, sollte sich an unsere Tipps halten.

 

GoBD konforme Excel Rechnungen

 

Wer seine Rechnungen mit einer Excel Vorlage erstellt und nur per Post verschickt, kann aufatmen. Solange Sie Ihre Rechnungsvorlage immer wieder überschreiben, ist eine reine Aufbewahrung in Papierform zulässig. Voraussetzung hierfür ist, dass Sie die tatsächliche Rechnung im Excel Format nirgends speichern. Sie muss direkt nach der Erstellung gedruckt werden.

Mit dieser Vorgehensweise gelingt die Aufbewahrung der Rechnung in Papierform kinderleicht:

  1. Erstellen Sie Ihre Rechnung in einer Excel Vorlage, die für jede Rechnung wieder überschrieben wird.
  2. Speichern Sie die erstellte Rechnung nicht auf Ihrem PC im Excel Format ab, sondern drucken Sie diese direkt aus.
  3. Kopieren Sie die erstellte Rechnung und archivieren Sie die Kopie in einem Aktenordner
  4. Verschicken Sie das Original an Ihren Kunden per Post.

 

Tipp: Verwenden Sie zur Rechnungserstellung die Excel Rechnungsvorlage von Der Finanzwerker. Neben einer einfachen und intuitiven Bedienung erhalten Sie zudem umfassende Auswertungsmöglichkeiten.

Wichtig: Wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch verschicken wollen (z.B. per Mail), ist die genannte Aufbewahrungsmethode nicht mehr zulässig. Sie müssen in diesem Fall die elektronische Archivierung anwenden.

 

Elektronische Archivierung von Excel Rechnungen

 

Wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch speichern wollen, müssen Sie zusätzliche Maßnahmen ergreifen. Ein einfaches Speichern der Daten auf einem File-System (z.B. Windows) genügt nicht. Sie haben verschiedene Möglichkeiten wie Sie die GoBD trotz Excel Rechnung einhalten. In unserem Artikel Rechnungen richtig aufbewahren finden Sie weitere Informationen.

Wir möchten in diesem Praxistipp lediglich auf die Umsetzung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingehen. Es ist aus unserer Sicht die effektivste und sinnvollste Möglichkeit die GoBD zu erfüllen. Denn das DMS kann sich für Ihren Betrieb auch wirtschaftlich lohnen: Teure Lagerkosten für Ihre Papierstapel entfallen und Sie finden Ihre Rechnungen schneller wieder. Auch Eingangsrechnungen lassen sich mit einem DMS digitalisieren und aufbewahren.

Am Markt existiert eine Fülle von DM-Systemen. Die meisten setzen jedoch hohe Investitionen voraus. Diese Investitionen können sich durchaus lohnen, da viel Zeit gespart und neue Möglichkeiten geschaffen werden. Doch gerade für kleinere Unternehmen sind solche hohen einmaligen Anschaffungen oft nicht realisierbar. Wir möchten Ihnen daher das kostenlose DMS bitfarm-Archiv empfehlen. Es bietet alle GoBD relevanten Funktionen wie die revisionssichere Archivierung. Zudem können Sie auf eine kostenpflichtige Enterprise Version aufrüsten, wenn Sie weitere Funktionalitäten benötigen. Die Einarbeitungs- und Einrichtungszeit schätzen wir dank umfangreicher Videoanleitungen auf ca. 2 Stunden. Danach beherrschen Sie die grundlegeden Funktionen, die nötig sind.

Wir empfehlen Ihnen die Zusatzfelder Rechnungsnummer (als Ganzzahl) und Rechnungsdatum (als Datum) hinzuzufügen. Zudem sollten Sie je ein Archiv für Ausgangs- und Eingangsrechnungen erstellen. So finden Sie Ihre Rechnungen leichter wieder.

Wichtig: Archivieren Sie Ihre Rechnungen so schnell wie möglich (maximal innerhalb von 10 Tagen), damit Sie auf der sicheren Seite sind.

 

Fazit

Die Einhaltung der GoBD ist auch mit einer in Excel erstellten Rechnung möglich. Sie können bei der papiergebundenen Archivierung bleiben oder auf die digitale Archivierung umsteigen. Durch die Verwendung von einem DMS in Kombination mit der Excel Rechnungsvorlage von Der Finanzwerker haben Sie eine leistungsstarke und äußerst kostengünstige Lösung. Lehnen Sie sich zurück und genießen Sie die Vorzüge eines digitalen Büros!