Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen

Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen – Die wichtigsten Regelungen für Unternehmer im Überblick

Wer sich Ärger mit dem Finanzamt sparen will, sollte die Aufbewahrungsfristen bei Rechnungen kennen und einhalten. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie hierfür beachten müssen.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

 

Aufbewahrungsfrist bei Rechnungen einhaltenUm es kurz zu machen: Gemäß §14b Abs. 1 UStG müssen Sie als Unternehmer oder Selbständiger Rechnungen 10 Jahre aufheben. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um Ausgangs- oder Eingangsrechnungen handelt. Sowohl selbst erstellte Rechnungen als auch Rechnungen, die Sie von anderen Unternehmen erhalten, müssen 10 Jahre archiviert werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Eine am 01.05.2017 erstellte Rechnung müsste somit bis zum 31.12.2027 aufbewahrt werden.

Unter Umständen wird die Frist verlängert, wenn die Rechnungen beispielsweise für eine Betriebsprüfung vom Finanzamt benötigt werden.

 

 

Besonderheit bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück

Für den Fall, dass Sie eine Rechnung an einen Privatkunden für eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erstellen, ist der Kunde verpflichtet die Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren (§14 Abs. 2 UStG, §14b Abs. 1 UstG). Auf diese Aufbewahrungspflicht müssen Sie Ihren Kunden hinweisen.

Wenn Sie beispielweise als Handwerker die Wohnung Ihres Kunden renovieren, muss die Rechnung einen entsprechenden Hinweis erhalten (z.B. „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren“).

Übrigens: Mit der Rechnungsvorlage für Excel von Der Finanzwerker können Sie einen entsprechenden Hinweis einfach im Reiter „Texte“ Ihrem Rechnungstext hinzufügen.

 

Rechnungen richtig archivieren

 

Für die Archivierung Ihrer Rechnungen haben Sie grundsätzlich die Wahl zwischen einer klassischen Archivierung mit Papier und Ordnern oder einer papierlosen elektronischen Archivierung.

Während die klassische Archivierung für die meisten Kleinunternehmer am einfachsten erscheint, bringt die elektronische Archivierung entscheidende Vorteile mit sich. Das Anschaffen platzraubender Ordner entfällt und Ihre Dokumente lassen sich elektronisch blitzschnell durchsuchen.

Zudem steckt der Teufel im Detail: Wenn Sie als Unternehmer elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen erhalten, kommen Sie um eine elektronische Archivierung nicht umher. Ein einfaches Ausdrucken und Abheften elektronischer Rechnungen (z.B. Rechnungen per E-Mail) ist gesetzlich nicht zulässig.

Eine umfassende Betrachtung der korrekten Rechnungsarchivierung würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. In unserem Artikel Rechnungen richtig aufbewahren finden Sie nähere Informationen. Dabei lernen Sie insbesondere wie die elektronische Archivierung funktioniert.

 

Für wen gilt die Aufbewahrungsfrist?

 

Die Aufbewahrungsfrist bei Rechnungen gilt für alle Unternehmer und Selbständige. Auch wenn Sie als Kleinunternehmer agieren, müssen Sie die Aufbewahrungsfristen einhalten. Die Höhe Ihres Einkommens spielt also keine Rolle.